银川市住建局关于修订《区协同办公平台 使用管理办法（试行）》的通知

局机关各科室，局属各单位：

为进一步规范我局银川市政务协同办公平台使用及管理。加快推进全市无纸化办公，提升行政工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《宁夏政务协同办公平台管理办法（试行）》（宁政办发〔2020〕25号）、《关于修订＜银川市政务协同办公平台管理办法（试行）＞的通知》（银网信发〔2022〕2号）等文件精神和规范要求，结合工作实际，对银住建办发〔2021〕18号文件《银川市住建局关于印发＜区协同办公平台使用管理办法（试行）＞的通知》中的“职责分工”、“电子公文管理”、“信息安全管理”等条例进行了修订，现将本办法印发给你们，请遵照执行。

　第一章　总则　

　　第一条　为促进收文、发文办理程序规范化、科学化、制度化，提高公文办理工作效率和质量，充分发挥协同办公平台作用，规范协同办公平台使用管理，保证其高效、安全运行，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关电子公文处理工作办法》、《宁夏政务协同办公平台管理办法（试行）》等有关规范和要求，结合住建局工作实际，特制定本办法。

　　第二条　本办法所称协同办公平台是指依托全区电子政务外网和公共云平台建设的自治区政务协同办公平台，能够实现电子公文及信息制作、流转、存档等功能的办公信息化系统。包括电脑端和移动端两种应用方式。

　　第三条　协同办公平台是非涉密信息系统，严格落实“上网不涉密、涉密不上网”要求，严禁制作和流转涉及国家秘密或敏感内容的电子公文或信息。

　　第四条　本办法适用于局机关各处室及下属各事业单位。

　第二章　职责分工　

　　第五条　局办公室负责协同办公平台的日常管理，其主要职责：

（一）建立适用于本单位的协同办公平台使用管理机制，保证协同办公平台运行规范；

（二）负责收集、审核局机关各科室及局属各单位协同平台接入申请并报送至银川市网络信息化局；

（三）统计并向银川市网络信息化局反映本单位平台使用中的重大问题。

（四）管理本单位电子印章及密钥，及时向网信办报备电子印章管理人员变更情况，清退离职人员密钥。

（五）对协同办公平台上起草流转的文件进行把关，保证文件规范性及保密安全。

（六）协调解决使用过程中出现的情况、问题；

（七）培训本单位协同办公平台使用人员；

（八）做好其他相关工作。

　　第六条　机关各科室及局属各单位主要职责：

（一）实行无纸化办公、按照协同办公平台使用流程、规范，使用协同办公平台进行收发文（除涉密文件及敏感信息外）。

（二）填写《人员信息采集表》，报办公室统一申请协同账号。

（三）积极向局办公室反映协同系统使用中遇到的问题。

　第三章　电子公文管理　

　　第七条　本办法所称电子公文是指在协同办公平台形成的以电子化形式拟制、办理、存储、管理的机关公文。电子公文与纸质公文具有同等效力。

　　第八条　电子公文与纸质公文在公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等方面的基本要求一致，按照《党政机关公文处理工作条例》执行。

　　第九条　坚持统一管理、准确规范、精简高效、安全可靠的原则。公文处理应在协同办公平台内完成。涉密公文必须通过纸质文件按规定流转；文件页数较多、版式较大，涉及个人隐私信息的也可以纸质形式流转。

　　第十条　所有工作人员工作时间内应保持协同办公平台账号在线，随时关注收发文任务，按照“文不过夜、事不隔天”的要求，及时处理，保证文件不漏收、不漏发、不漏签。

　　第十一条　公文由收文员签收。电子文件及纸质文件都应核对公文是否完整、格式是否规范，核对后签收，随收随发，并及时按要求进行登记。

其他科室（单位）收到的公文，应及时送办公室登记收文，凡未经办公室登记编号而直接报送给局领导的公文，不予受理。

　　第十二条　收文员在协同办公平台收文后，文件流转至办公室主任处，由办公室主任提出拟办意见，报送局主要领导批示，再由收文人员按照主要领导批示分送分管领导审批，并流转相关科室（单位）负责人，由相关科室（单位）办理。

　　第十三条　各科室（单位）收到交办的公文后必须及时办理，不得延误、推诿。有明确时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。没有时限要求的，特级文件随到随办，当日办结；急件收件后2个工作日内办结；一般文件收件后5个工作日内办结。确实无法按时限要求办结的，应当及时向相关领导及办公室说明，如有延误，造成严重后果的将追究科室（单位）负责人及经办人责任。

　　第十四条　公文拟稿人员在发文前应反复校对，确认无误后流转本科室主要负责人审核。各科室主要负责人是公文质量第一负责人，需严格把关，确保公文真实性、时效性、准确性。指导本部门工作人员提高文稿质量。

　　第十五条　局属单位发文应先由本单位内部进行审核，审核无误的文件（附本单位内部审核过程）通过文件直送或系统邮箱等方式报局机关业务指导科室，由业务指导科室按发文流程发文。

　　第十六条　公文发出后，如发现有重大差错时，主办科室（单位）应告知局办公室，立即追回，同时查明原因，及时进行处理。

　第四章　信息安全管理　

　　第十七条　任何个人不得随意将协同办公平台中各类信息传阅至无关人员，各类信息已经归档任何人不得删除。

　　第十八条　协同办公平台账号使用者对该账号各类操作和信息安全负责，各使用者应严格保管好各自的账号、密码并不定期修改密码，防止登录信息被盗用。离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作。密码泄漏所造成的损失由平台账号使用者自负。

　　第十九条　账号使用者要严格按照权限处理系统信息，不得盗用其他用户账号越位操作。

　　第二十条　各科室（单位）应做好使用协同办公平台计算机和移动终端的安全防护，计算机必须安装主流杀毒软件并定期进行病毒查杀，及时修复系统漏洞。移动存储设备使用前应先进行病毒查杀，不得运行不明来源的程序和文件。不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

　　第二十一条　按照“谁产生，谁负责”原则，各科室（单位）对本科室（单位）产生数据的合法性、规范性、准确性、保密性负责。注意数据备份，发现问题及时报办公室，由办公室协调有关单位进行处置。

　　第二十二条　协同办公平台电子印章系统是协同办公平台的重要组成部分，按照国家电子印章有关标准规范建设。电子印章管理等同于实物印章管理，本局电子印章由办公室发文人员统一管理并使用。

　　第二十三条　使用电子印章必须坚持用章原则，严格照章用印，其他工作人员不得擅自使用电子印章进行签章。任何单位和个人违反规定擅自使用或保管不当而出现严重事故时，按照有关规定给予当事人严肃处理并追究责任。

　　第二十四条　密钥是登陆协同办公系统的身份验证设备。申领密钥须向局办公室提出申请，说明申领密钥理由，由局办公室统一向市网络信息化局提出申请并领取。

　　第二十五条　申领密钥的工作人员必须保管好密钥，不得擅自转借他人使用，如有遗失，须立即报局办公室，查明原因，视情况做出处理，同时上报市网信局备案注销，按照申领程序申请新密钥，密钥费用由个人承担。因使用人员自身原因导致密钥丢失，并造成损失的，将按照有关规定追究其责任。

　　第二十六条　申领密钥的工作人员第一次登录系统时，要更改密钥密码，密码需使用6位以上数字。

　　第二十七条　电子密钥为精密的电子设备，使用时应避免猛烈撞击、高空跌落或浸水。

　　第二十八条　各单位应加强对各类微信群的日常管理，按照“谁创建，谁管理”的原则，明确管理员职责。严禁在各类微信群等社交平台上传、转发协同办公平台电子公文或信息原文、截图等相关内容。

　第五章　责任追究　

　　第二十九条　科室（单位）负责人应当保证本科室（单位）承办的公文在规定限期内办结，在拟制公文中不出现领导人名称、职务、地名、引用文名称、数字等方面的重大错误，内容真实，具备时效性。对于承办科室（单位）公文办理出现上述质量问题的，对科室（单位）负责人及经办人通过约谈、通报批评等方式督促整改，列入我局绩效考核。

　　第三十条　各科室（单位）人员在使用协同办公平台中出现以下情形的，依照有关规定追究当事人和相关领导责任。

（一）因违反操作程序或本办法相关规定造成重大工作失误的。

（二）违反有关保密管理规定，通过协同办公平台拟制、传播涉及国家秘密或敏感内容的电子公文或资料的。

（三）将协同办公平台未经定稿的电子公文或资料擅自对外公布，通过下载、拷贝、打印、拍照、截屏或通过个人邮件发送给他人的。

（四）在各类互联网交流群中拍照、转发或擅自对外传播协同办公平台非主动公开类电子公文及相关资料，引发社会舆论，造成重大影响的。

（五）因账号保管不严，或未修改初始密码导致账号被盗用，造成工作秘密外泄的。

（六）办公终端未做好安全防护，感染计算机病毒，影响协同办公平台正常运行，造成严重后果的。

（七）因管理使用不当造成严重后果或影响的其他情形。

　第六章　附则　

　　第三十一条　本办法由局办公室负责解释。

　　第三十二条　本办法自印发之日起施行。